Auswirkungen der Pflicht zur E-Rechnungsstellung auf norddeutsche Unternehmen

Was sich durch das Wachstumschancengesetz ändert

Diese Thematik betrifft auch norddeutsche Unternehmen. Es ist wichtig, dass du die Trends und mögliche zukünftige Entwicklungen kennst, um die Rechnungsstellung innerhalb deines Unternehmens effizienter zu gestalten. Das Wachstumschancengesetz ist von großer Bedeutung für norddeutsche Unternehmen, da es vorgibt, ab wann welche Unternehmen zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen verpflichtet sind. Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen ab 2025 elektronische Rechnungen nutzen müssen, um Geschäfte mit anderen Unternehmen abzuwickeln. Diese Regelung gilt somit für den B2B-Bereich. In Norddeutschland betrifft das zu einem großen Teil die Branchen der erneuerbaren Energien, der maritimen Wirtschaft, die Lebensmittelindustrie, Maschinenbau, aber auch Logistik und Transport. Wenn du Waren und Dienstleistungen ausschließlich an Privatkunden verkaufst, bist du von dieser Pflicht nicht betroffen.

Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht

Du bist im Rahmen des Wachstumschancengesetzes nicht dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, wenn es sich um einen nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerbefreiten Umsatz handelt. Zudem gibt es einige Übergangsregelungen, die Unternehmen in Anspruch nehmen können, um sich über einen längeren Zeitraum auf die Umstellung auf elektronische Rechnungen vorzubereiten. Für in den Jahren 2025 und 2026 durchgeführte Umsätze gilt, dass diese auch auf Basis von Papierrechnungen ausgestellt werden dürfen, sofern der Empfänger der Rechnung zustimmt. Diese Übergangsregelung gilt bis zum 31.12.2026. Im Jahr 2027 dürfen Unternehmen nur dann eine Rechnung in Papierform ausstellen, wenn der Umsatz des Vorjahres 800.000 Euro nicht überschreitet. Hierbei wird der Gesamtumsatz gemäß § 19 Abs. 3 UStG herangezogen. Auch in diesem Fall ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Wird die Umsatzgrenze überschritten, hast du noch die Möglichkeit, Rechnungen im Rahmen des EDI-Verfahrens zu übermitteln.

Das gilt ab 2028

Ab 2028 greifen keine Übergangsregelungen mehr. Das bedeutet, dass alle deutschen Unternehmen darauf achten müssen, dass sie bei Geschäften mit anderen Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden, die den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen. Eine Ausnahme hiervon ist nur gegeben, wenn du das EDI-Verfahren anwendest und alle Daten, die für die korrekte Umsatzsteuerberechnung erforderlich sind, in der Rechnung enthalten sind. Zusätzlich dazu muss die CEN-Norm EN 16931 eingehalten werden.

Diese Rechnungen gelten als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers

Wichtig zu wissen ist, dass in Zukunft nicht alle elektronischen Rechnungen auch als E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gelten. Das bedeutet, dass eine Rechnung nicht automatisch anerkannt wird, wenn sie auf elektronischem Wege übermittelt wird. Eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail an den Empfänger versendet wird, erfüllt die Anforderungen des Gesetzgebers nicht. Damit du rechtssichere E-Rechnungen versenden kannst, die vom Gesetzgeber anerkannt werden, gilt es, die folgenden Voraussetzungen zu beachten:

• Ausstellung, Übermittlung und Empfang der Rechnung erfolgen über ein strukturiertes elektronisches Format
• Gewährleistung einer elektronischen Verarbeitung der Rechnung
• Einhaltung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (Richtlinie 2014/55/EU)

Es gibt bereits zwei Formate, welche diese Anforderungen vollumfänglich erfüllen. Hierbei handelt es sich um ZUGFeRD und XRechnung. Wenn du sicherstellen möchtest, dass deine Rechnungen keine gesetzlichen Vorgaben verletzen, solltest du in Zukunft eines dieser beiden Formate für die Erstellung von Rechnungen verwenden.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für norddeutsche Unternehmen

Selbst wenn du im Rahmen des neuen Gesetzes nicht dazu verpflichtet bist, zukünftige elektronische Rechnungen auszustellen, sollte trotzdem über eine Implementierung von E-Rechnungen in den Unternehmensalltag nachgedacht werden. Grund hierfür ist, dass sich im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung einige Vorteile für norddeutsche Unternehmen ergeben.

Hier ist unter anderem die Steigerung der Effizienz zu nennen, welche durch die Optimierung des elektronischen Rechnungsprozesses entsteht. Norddeutsche Unternehmen verringern durch den Einsatz von E-Rechnungen die Anzahl an manuellen Prozessen. Dies führt zu einer Reduzierung der Fehleranfälligkeit und des Arbeitsaufwandes und sorgt somit für eine höhere Effizienz. In vielen Bereichen Deutschlands herrscht ein Mangel an Fachkräften. Dies gilt auch für den Norden. Dementsprechend können die Automatisierungsmöglichkeiten, welche sich durch die Nutzung von elektronischen Rechnungen ergeben, einen großen positiven Einfluss auf den Erfolg von norddeutschen Unternehmen haben. Zu den weiteren Vorteilen zählen gemäß Statista:

Die Statistik zeigt klar auf, dass Optimierungen von KI-gestützten Prozessabläufen, die Umweltschonung und die Einsparung von Kosten als große Vorteile empfunden werden. Kosteneinsparungen resultieren aus der Eliminierung von bestimmten Kostenblöcken. Zu diesen zählen:

• Geringerer Verwaltungsaufwand
• Einsparung von Lagerplatz
• Verringerung von Kosten für den Druck und den Versand von Papierrechnungen per Post

Die Umweltschonung kann für Unternehmen einen Vorteil bedeuten, da hierdurch das eigene Image verbessert werden kann. Schließlich gilt es, das Geschäftsmodell an Verbraucherbedürfnisse anzupassen.