HR Software für organisierte Gründer, Betriebsleiter und Visionäre

Das Thema Human Resources ist aber so viel mehr als nur die Zeiterfassung. Deshalb stellt sich die Frage, was eine gute HR Software eigentlich können soll, woran man sie erkennt und wie man sie am besten nutzt. Mit diesen und weiteren Themen befasst sich der folgende Artikel, damit Gründer, Betriebsleiter und Visionäre in Norddeutschland ihre Mitarbeiter besser verwalten und unterstützen können.

Das klasssische Arbeitszeitmanagement

Viele Menschen, die sich mit dem Thema HR Software befassen, denken dabei in erster Linie an die Zeiterfassung von Arbeitnehmern. Tatsächlich liegen sie damit auch richtig, denn eine gute HR Software soll Auskunft darüber geben, wann ein Mitarbeiter auf dem Arbeitsplatz erscheint und sich zur Arbeit anmeldet sowie wann er den Arbeitsplatz verlässt und aufhört, seine Stunden zu zählen. Im modernen Zeitalter werden dafür keine Stechuhren mehr verwendet, mit denen Mitarbeiter früher ihre Zeit auf Stücken Papier eingestanzt haben. Stattdessen wird dafür heute Software verwendet, die alle Daten in einer Cloud verwaltet und somit dafür sorgt, dass sie auch mobil und auf den unterschiedlichsten Endgeräten verfügbar sind. Ist ein Mitarbeiter abwesend, da er im Urlaub oder krank ist, kann die Human Resources Abteilung diese Information sofort aus der HR Software ablesen und so zum Beispiel eine zukünftige Abwesenheit mit der Hilfe anderer Arbeitnehmer besetzen.

Personalmanagement und Onboarding

Neben der Zeiterfassung werden in der HR Software aber auch die essentiellen Daten der Mitarbeiter erfasst. Zu ihnen gehören grundlegende Informationen wie der Name, das Einstellungsdatum und die Bankverbindung, auf die das Gehalt überwiesen werden soll. Darüber hinaus werden hier aber auch alle anderen Daten erfasst, die früher in einer analogen Personalakte gelandet werden. Deshalb stehen dort zum Beispiel Abmahnungen oder Notizen zu Beförderungen sowie Boni, die möglicherweise zur Weihnachtszeit oder bei guter Leistung ausgezahlt wurden. Für neue Mitarbeiter zählt dazu auch der Onboarding-Prozess, in dem sie lernen, worauf es in ihrer Rolle ankommt, wer ihre Ansprechpartner sind und an welchen Faktoren ihr Erfolg in der Firma gemessen wird. Es ist wichtig, dass diese Prozesse offiziell notiert sind, damit sich der Betriebsleiter und die Firma im Fall von Unzufriedenheit oder gar einer Kündigung rechtlich absichern können.

Bewerbung und Recruiting

Außerdem bietet eine passende Software für HR-Angelegenheiten die Möglichkeit, Stellenanzeigen zu erstellen und auf den verschiedenen relevanten Portalen zu veröffentlichen. Bewirbt sich ein Kandidat, ist die Bewerbung direkt in der HR Software verfügbar und kann von den Recruitern und anderem Personal der HR Abteilung eingesehen werden. So sind alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand, können effektiv miteinander zusammenarbeiten und einander auf dem Laufenden halten. Über FactorialHR können die Personaler anschließend auch mit den Bewerbern in Kontakt treten, sodass die HR Software ein absolut eigenständiges System ist, dass der Abteilung bei allen Prozessen um Bewerbung und Recruiting zur Seite steht. Da die Arbeitslosigkeit in Bremen im Dezember wieder leicht angestiegen ist, gehen HR Software Betreiber davon aus, dass Unternehmen wieder an mehr Bewerbungen gelangen werden.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Arbeitnehmer, die bereits in der Firma angestellt sind, erhalten jeden Monat ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Was früher manuell verrichtet wurde und mit viel Aufwand verbunden war, ist heute automatisiert. Dementsprechend können alle Zeiten, die in dem Monat in der Zeiterfassung dokumentiert wurden, direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen eingespeist werden, ohne dass dabei menschliche Fehler entstehen können. Auch Daten der Sozialversicherung und der Steuern sind in der HR Software gespeichert. Sie sind Teil der Akte eines jeden Mitarbeiters und können über die Software ganz einfach in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen übertragen werden. Mit einer solchen Hilfe ist die HR Abteilung deutlich effektiver, als sie auf manuellem Wege wäre und die Arbeitnehmer haben alle ihre Daten am gleichen Fleck.

Ziele und Leistungen

In der Regel möchte ein jeder Mitarbeiter in der Firma aufsteigen, mehr Verantwortung übernehmen und auf ein besseres Gehalt hinarbeiten. Andere Arbeitnehmer sind überfordert. Damit der Arbeitnehmer genau weiß, was von ihm erwartet und wie sein Erfolg gemessen wird sowie welche Ziele er in seiner Arbeit erreichen sollte, werden diese Aspekte in der HR Software festgehalten. Bei regelmäßigen Gesprächen mit den Abteilungsleitern und Vorgesetzten werden gemeinsam Ziele vereinbart. Festgelegte Parameter beurteilen die Leistung des Arbeitnehmers und jeder Teil dieses Prozesses wird in der HR Software festgehalten. Braucht ein Arbeitnehmer Unterstützung oder soll sein Potenzial weiter gefördert werden, kann auch das in der Software festgehalten werden. Im nächsten Schritt wird dann eine Weiterbildung in Anspruch genommen oder eine zusätzliche Schulung geplant. Auch, wenn ein Mitarbeiter unzufrieden ist, kann das in der Akte verzeichnet werden, denn nur ein Unternehmen, dass sich um seine Angestellten kümmert, kann auch erwarten, dass sie ihm erhalten bleiben - und das ist noch immer ein klarer Faktor dafür, wie gut die Performance des Unternehmens ausfällt.

Marker für eine gute HR Software

Je benutzerfreundlicher die HR Software ist, desto besser lässt sie sich sowohl von Seiten der HR Abteilung als auch der Arbeitnehmer nutzen. Sie soll intuitiv zu verwenden und einfach zu navigieren sein, allen Nutzern eine schnelle Einarbeitung ermöglichen und bei Fragen und Problemen gute Hilfestellungen leisten können. Nur eine Software, die sich leicht bedienen lässt, ist im Alltag hilfreich. Bereitet sie mehr Probleme, als dass sie die Arbeit erleichtert, ist sie am Ende des Tages nur im Weg. Je komplexer, überladener und veralteter die Benutzeroberfläche ist, desto eher beschweren sich die Mitarbeiter und das Unternehmen gerät unter Druck, zu einer Alternative zu wechseln - ein solcher Prozess kostet Geld, nimmt kostbare Zeit in Anspruch und beansprucht die Mitarbeiter unnötig. Eine gute Software lässt sich hingegen skalieren und anpassen, verfügt über einfache Schnittstellen zu ERP-, Buchhaltungs- und Projektmanagementsystemen sowie Kompatibilität mit Tools wie Slack, Microsoft Teams und SAP.

Im Einzelhandel nutzen bereits über 80% der Unternehmen digitale Programme der Personalverwaltung. Diese Zahl ist dicht gefolgt von der Anzahl der Einzelhändler, die HR Software für das Recruiting und die Lohn- und Gehaltsbescheinigungen verwenden. Weniger beliebt ist die Software bisher für die Entwicklung und Beurteilung der Mitarbeiter - nur etwa die Hälfte der Unternehmen greift dafür auf eine HR Software zurück. Was bisher noch in der Entwicklungsphase ist, kann sich mit dem zunehmenden Aufkommen wettbewerbsfähiger Anbieter aber schnell verändern. Für Gründer, Betriebsleiter und Visionäre ist die Auswahl der richtigen HR Software von größerer Bedeutung, als sie zu Anfang oft annehmen. Entscheiden sie sich schon von Anfang an für die richtige Software, werden sie langfristig Erfolg ernten.